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26 Mar 2021 | KUAD Tips
Ventajas al utilizar Google Workspace (ex GSuite) en tu negocio
Aquí te mostraremos los beneficios de usar Google Workspace en tu empresa para mejorar la comunicación y gestión de tareas en tu equipo de trabajo.
Google Workspace, antes conocida como una G Suite, es una de las herramientas digitales más poderosas, en la actualidad, para la gestión de las actividades corporativas.  

¿Que es Google Workspace?

Es un conjunto de herramientas digitales de Google para mensajería, gestión de tareas y colaboración en un equipo de trabajo. Hasta hace apenas un año, Google Workspace era mundialmente conocido como GSuite. Todas las herramientas en Google Workspace tienen obviamente el respaldo de Google, por lo que esta solución ofrece excelentes beneficios y un retorno de la inversión casi inmediato.  

5 beneficios de usar Google Workspace en tu empresa

1. Disponibilidad de tu información
Definitivamente, este es uno de los mayores beneficios de usar Google Workspace. Google cuenta con una disponibilidad de la información del 99.9%, lo cual significa que tu información está siempre segura y en buenas manos. De hecho, está construida sobre la plataforma Google Cloud Platform, la cual ofrece el mayor nivel de seguridad en el mercado.  
2. Acceso a las aplicaciones desde tus dispositivos móviles
Con esta herramienta, todos tus archivos se guardan automáticamente en Internet. Tendrás acceso al correo electrónico, al calendario y a tus documentos sin importar dónde estés físicamente ni qué dispositivo utilices. Incluso puedes consultar la información aunque no estés conectado a Internet. Esto representa una gran ventaja, ya que sin importar dónde te encuentres, podrás consultar la información de primera mano y completamente actualizada.
3. Fácil implementación y uso
Una de las mayores ventajas de usar Workspace, es que la gran mayoría de las personas en tu equipo de trabajo ya están familiarizados con las aplicaciones de Google. Esto gracias al sistema operativo Android que tienen algunos dispositivos móviles. Esto representa una reducción en tus tiempos de operación, ya que no tienes que invertir mucho tiempo y esfuerzo en capacitar al personal en el uso de estas aplicaciones.
4. Ahorro en costos
A pesar de no ser la herramienta de trabajo más económica en el mercado, tiene un precio de venta accesible para la gran mayoría de empresas o negocios. Con el uso, la herramienta te brindará grandes ahorros operativos en el mediano y largo plazo. Con el simple hecho de tener una herramienta de correo electrónico integrada completamente con tus archivos disponibles en la nube, los cuales puedes consultar y editar desde ese mismo lugar, ya estás generando ahorros en tu operación.  
5. Mayor agilidad de tu trabajo.
Google Workspace te ayuda a simplificar todas tus tareas y de esta manera, agilizar tu trabajo cotidiano. Por ejemplo: puedes elaborar una hoja de cálculo en Google Sheets para registrar tus cotizaciones, notas de venta y órdenes de compra. Desde ahí, puedes compartir ese archivo a tu personal de compras para sostener una reunión y revisar los pormenores de la adquisición con el proveedor. Además, puedes guardar notas en Google Keep, agendar una reunión usando Google Calendar y presentar los resultados con Google Slides. Todo esto en cuestión de minutos.  

¿Qué aplicaciones incluye Google Workspace?

Esta poderosa herramienta incluye varias aplicaciones de manera predeterminada. Sin embargo, las más conocidas y utilizadas son las siguientes:  
Gmail para empresas
Gmail es actualmente la aplicación de correos electrónicos más popular en el mundo, con un 26% de mercado sobre la competencia. Con Gmail tendrás una capacidad de almacenamiento de hasta 30 GB por usuario y constantemente recibe nuevas mejoras, haciéndolo cada vez más fácil de usar.  
Google Calendar
Esta es una aplicación de calendario que puedes consultar en Internet y que te ayuda a coordinar tu agenda personal. Por si fuera poco, te permite coordinar la agenda de tu equipo de trabajo de manera colectiva. Esto gracias a que una de las ventajas de Google Calendar es que puedes crear múltiples calendarios que pueden ser consultados por todas las personas en tu empresa.  
Google Drive
Google Drive te permite almacenar, acceder y compartir archivos que se encuentran en un repositorio compartido en la web. Según el plan seleccionado en Google Workspace, puedes tener desde 30GB de almacenamiento hasta almacenamiento ilimitado. Una de las mayores ventajas del Drive, es que tiene una funcionalidad de búsqueda de archivos sumamente poderosa. Además, en el Drive puedes almacenar y compartir todo tipo de carpetas y archivos. Esto gracias a que tiene total compatibilidad con Google Docs, Google Sheets y Google Slides.  
Google Docs, Google Sheets y Google Slides
Estas aplicaciones son el equivalente a Microsoft Office, solo que estas se encuentran disponibles en Internet y son exclusivas de Google. Estas 3 aplicaciones permiten a los usuarios editar archivos de manera simultánea y disponer siempre de la versión más reciente desde cualquier navegador y dispositivo. Una de las mayores ventajas de estas herramientas, es que puedes importar tus archivos de Microsoft Word, Excel y Powerpoint y editarlos directamente desde Workspace como si estuvieras usando Office. Otra ventaja que es muy útil para los usuarios, es que cada archivo que creas de Google Docs, Google Sheets y Google Slides, no cuenta en tu cuota de almacenamiento de 30GB. Solamente te cuentan los archivos de aplicaciones externas, como PDFs, archivos de Word, Excel, Powerpoint, fotos y demás.  
Google Keep
Keep es una herramienta que muchos no conocen, pero que es muy útil para realizar tus tareas. Esta aplicación te permite crear y almacenar notas rápidas que puedes compartir con tu equipo de trabajo. Desde crear listas de tareas y notas hasta recordatorios, todos completamente sincronizados en todos tus dispositivos: Google Keep es una herramienta muy útil a la que le puedes sacar el máximo provecho.  
Hangouts y Google Meet
Hangouts es una aplicación gratuita que te permite comunicarte con tus contactos mediante chat, videollamadas y teléfono desde tu navegador. La opción de ver videollamadas con cualquier otro usuario que posea una cuenta de Google en el mundo es Google Meet. Ambas herramientas se sincronizan con todos tus dispositivos de manera automática, brindándote gran portabilidad y facilidad de uso. Para usarlas, al igual que el resto de herramientas de Workspace, no necesitas instalar nada. Solo basta con tener tu cuenta de correo de Google y ya podrás empezar a invitar contactos para comunicarte con ellos. Por si fuera poco, puedes comunicarte de manera individual o grupal, para tener reuniones dinámicas y efectivas.  
Google Forms
Forms permite crear formularios y encuestas personalizadas, las cuales, podemos enviar a nuestra red de contactos. Al contestar las encuestas, los datos se almacenan en una hoja de cálculo, donde podemos consultar las respuestas de forma fácil y sencilla. A pesar de no ser una herramienta tan utilizada, es bastante útil para conocer la opinión y nivel de satisfacción de nuestros clientes.  

Conclusión

Google Workspace es una excelente solución para cualquier empresa que necesita consolidar su información y coordinar las tareas de sus equipos de trabajo. Además, tiene un precio accesible para la gran mayoría de empresas y además, es muy fácil de implementar y usar. Esto gracias a que la gran mayoría de personas ya están familiarizadas con los productos de Google. Sobre todo, por el uso tan popular de los dispositivos móviles que cuentan con dichas aplicaciones de forma predeterminadas. Definitivamente, recomendamos ampliamente Google Workspace si estás pensando en crecer la operación de tu negocio. Si deseas conocer más a fondo la solución, puedes hacer clic en este enlace: Conoce Google Workspace ahora. También puedes contactarte con KUAD System y además de crear tu sitio web gestionaremos el alta en esta herramienta por ti para que puedas disfrutar de estos y muchos más beneficios.
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